医療法人の議事録作成を行政書士に依頼できる？支援範囲と相談のタイミング

公開日：2026年10月9日

「社員総会や理事会の議事録を作る時間が取れない」
「定款変更の申請に議事録が必要だが、何を記載すればよいか分からない」
医療法人を運営する中で、このようなお悩みはありませんか。
議事録は、会議で実際に何を話し合い、どのように決定したかを残す大切な記録です。この記事では、行政書士に依頼できる支援の内容と、相談しておきたいタイミングを説明します。

医療法人では、どのようなときに議事録が必要ですか

医療法人の社員総会や理事会では、決算、役員の選任、定款変更、分院開設など、法人運営に関わる事項を扱います。会議の内容に応じて議事録を作成し、保管する必要があります。
また、定款変更などの認可申請では、決議を行った社員総会や理事会の議事録を添付する場合があります。その際は、申請書の内容と議事録に記録された決議内容が一致していることも重要です。
議事録の記載事項を詳しく知りたい方は、医療サポート行政書士ブログの「社団医療法人の議事録について」もご覧ください。

行政書士には何を依頼できますか

行政書士には、医療法人の定款や会議資料、実際の議事の経過・決議内容を確認したうえで、議事録案の作成や内容の整理を依頼できます。議事録を添付する行政庁への認可申請・届出がある場合は、必要書類との整合性も確認しながら準備を進めます。
たとえば、次のような支援が考えられます。

議案や決議内容に応じた議事録案の作成
定款に定められた会議手続きと、用意された資料の確認
申請書や添付書類と議事録の記載内容の照合
必要となる行政手続きと準備順序の整理

作成する議事録は、実際に行われた会議と決議に基づくものです。開催していない会議や、決定していない内容について、形式だけ整えた議事録を作ることはできません。

いつ相談すると進めやすいですか

議事録が必要になると分かった段階で、会議の前から相談しておくと準備を進めやすくなります。議案、決議が必要な事項、申請に使う書類を事前に整理できるためです。
特に、定款変更や分院開設など、その後に行政庁への申請を予定している場合は、希望する実施時期から逆算して確認することが大切です。会議後に初めて書類を確認すると、議決内容と申請内容の食い違いに気付くこともあります。
すでに会議が終わっている場合でも、会議資料や出席状況、実際の決議内容が分かる記録をそろえ、まずは現在の状況をご相談ください。

相談時には何を用意すればよいですか

最初の相談では、分かる範囲で次の資料があると、必要な作業を確認しやすくなります。

現在の定款
社員または理事・監事の構成が分かる資料
会議の案内、議案書、配布資料
出席者と決議内容が分かる記録
今回予定している認可申請や届出の内容
過去の関連する議事録

資料がすべてそろっていなくても構いません。「何を決める予定か」「いつまでに手続きを進めたいか」から整理できます。

医療法人の運営手続きとあわせてご相談ください

すぎばやし行政書士事務所では、社員総会・理事会の議事録作成に加え、医療法人の事業報告書等の届出、役員変更、定款変更など、法人運営に伴う行政手続きをサポートしています。
ご相談内容を伺い、議事録の作成だけが必要なのか、関連する申請・届出まで確認すべきかを整理します。詳しい支援内容は「医療法人の運営」ページをご覧ください。
新宿区高田馬場を拠点に、東京都内の医療法人を中心として、新宿区・豊島区・中野区・杉並区・練馬区・世田谷区、調布市・府中市・稲城市・多摩市などからのご相談に対応しています。詳しくは「対応エリア」をご覧ください。議事録の作成や関連手続きでお困りの際は、お問い合わせください。